Mitä tarvitset, kun järjestät virtuaalitapahtuman?

Kaikki, jotka ovat osallistuneet verkkokokoukseen tai tapahtumaan, tunnistavat ne tilanteet, joissa asiat alkavat mennä metsään. Tekniikka ei toimi, ääni katkeilee, esiintyjä ei näy kunnolla. Kiinnostavinkaan sisältö ei jaksa kantaa, jos käytännön asioissa epäonnistutaan. Kokosimme alle vinkit onnistuneen verkkotapahtuman järjestämiseen.

Kamera, valot, kuvaus!

Verkkotapahtumassa täytyy aina muistaa, että vaikka kuinka tuntuisi, että juttelet yksin tietokoneelle, on ruudun toisella puolella yleisö, joka katsoo sinua aivan samalla tavalla, tai jopa tarkemmin, kuin livetapahtumassakin.

Pienilläkin asioilla on merkitystä. Yksi tärkeimmistä on kameran korkeus, sillä erityisesti kannettavalla tietokoneella kuvatessa on kamera usein alaviistossa, jolloin kasvoista korostuvat leuka ja sieraimet. Helppo kikka on nostaa tietokonetta ylemmäs vaikkapa kirjapinon avulla. Kamera on riittävän korkealla, kun se on noin silmän korkeudella. Jos kuvaat puhelimella, pidä huolta siitä, että se on tuettu ja paikallaan. Käsivaralla kuvattu hieman vapiseva kuva voi toimia indie-elokuvassa, mutta ei verkkotapahtumassa.

Luonnonvalo vai keinovalo?

Toinen merkittävä asia on valaistus. Varmista, että näyt kuvassa riittävän hyvin, et ole vastavalossa tai liian pimeässä. Älä koskaan asetu ikkunan eteen niin, että ikkuna on takanasi, silloin varmuudella et näy kuvassa riittäväsi. Käytä kuitenkin luonnonvaloa hyväksesi, sillä valo voi riittää hyvin, vaikka olisi pilvinenkin päivä. Joskus suora auringonvalo voi olla kuvassa jopa huono asia.

Käytä keinovaloa apuna silloin, jos luonnonvalo ei riitä. Keinovalon ja luonnonvalon yhdistelmä voi joskus johtaa siihen, että kuvasta tulee sinervä. Paras tapa varmistaa, onko valoa tarpeeksi, on käyttää omia silmiäsi. Näet kyllä itse ruudultasi, onko valoa riittävästi.

Onnistuneen tapahtuman edellytys on, että osallistujat kuulevat esiintyjien äänen. Kaikissa tietokoneissa mikrofoni ei välttämättä riitä tuomaan ääntäsi riittävällä äänellä kuulijoille, selvitä siis hyvissä ajoin onko parempi käyttää kuulokkeita ja niiden mikrofonia, tai olisiko parempi hankkia ulkoinen mikrofoni.

Jos olet usein kameran edessä, kannattaa harkita pienen kotistudion pystyttämistä, silloin olet nopeasti valmis tapahtumaan kuin tapahtumaan. Jutun lopusta löydät listan siitä, mitä tarvitsen kotistudioosi.

Oletko järjestämässä onlinetapahtumaa? Näillä vinkeillä se onnistuu!

Pidä kuvaustilanne ja itsesi rauhallisena

Kuvaa aina rauhallisessa ja hiljaisessa paikassa. Pidä huoli siitä, ettei takanasi näy mitään, mitä siellä ei pitäisi näkyä. Jos käytät tietokoneen tarjoamaa taustaa, varmista, että se on tilanteeseen sopiva. Liian huomiota herättävä tausta vie yleisösi huomion pois itse asiasta, pahimmillaan se jopa häiritsee osallistujia.

Pukeudu siististi ja asiallisesti, tilanteeseen sopivalla tavalla. Tiimin sisäiset palaverit ovat eri asia kuin ulkoiset koulutustilaisuudet, pidä siis mielessä, kenelle puhut ja pukeudu sen mukaisesti. Ei ole tarve ylipukeutua, mutta asusi kertoo omaa viestiään kuulijoille – kiinnitä siis siihenkin huomiota.

Parhaat esiintyjät hiovat näin esiintymisensä sujuvaksi. Hyvä käytäntö onkin katsoa omia videoita ja oppia niistä. Kiinnitä huomiota maneereihisi, varo isoja liikkeitä ja silmien sulkemista pitkiksi ajoiksi, sekä häiritseviä tukisanoja, kuten ”niinku”. Luonnolliseen puheeseen toki tietty määrä tukisanoja kuuluu, mutta itseäsi kuvaamalla huomaat, jos sinulla on tapana toistella jotain sanaa ylenmäärin.

Testaa, testaa, testaa

Verkkotapahtumissa on saatu tottua siihen, että tekniikka pettää, kalvot eivät toimi tai ääni ei kuulu. Vaikka kaikkeen ei aina voikaan varautua, on harjoitus näissäkin tilanteissa tie onnistuneeseen lopputulokseen. Tee siis testinäänityksiä kollegoiden kanssa, pidä kenraaliharjoitus tapahtumallesi ja ole valmiina riittävän ajoissa ennen itse tapahtumaa, jotta voit hyvissä ajoin tehdä muutoksia, jos joku asia ei toimikaan odotetusti.

Suorassa lähetyksessä on myös aina syytä tiedostaa, milloin linjat on avattu kaikille osallistujille ja milloin ollaan vielä harjoitustilassa. Joskus kuitenkin parhaitenkin harjoitellut tilanteet menevät pieleen. Silloin tärkeintä on pysyä rauhallisena eikä hermostua tai mennä paniikkiin. Yleisösi ei aina edes huomaa, jos joku asia ei toimi odotetusti – älä siis kiinnitä liikaa huomiota pieniin kömmähdyksiin.

Huomioi yleisö

Jos tapahtumasi on interaktiivinen ja annat osallistujille mahdollisuuden esittää kysymyksiä tapahtuman aikana, pidä huoli, että kysymyksiin myös vastataan. Joka tapahtumassa olisi hyvä olla moderaattori, joka voi hoitaa kulissien takaisia asioita puhujien esiintyessä. Harvalla esiintyjällä on mahdollisuus tehdä kahta asiaa yhtä aikaa. Moderaattori voi myöntää puheenvuoroja, seurata chatia tai vaikkapa kyselyiden tuloksia, jos sellaisia hyödynnät.

Kaikkea ei tarvitse tehdä itse

Vaikka olemmekin tottuneita jo esiintymään virtuaalisesti, on hyvä muistaa, ettei kaikkea tarvitse aina tehdä itse. Etenkin isommissa verkkotapahtumissa on syytä miettiä, kannattaisiko sittenkin pyytää avuksi tapahtumajärjestäjä. Et välttämättä lähtisi järjestämään isoa livetapahtumaakaan yksin, kannattaako siis verkkotapahtumassa luottaa vain omaan osaamiseen?

Mitä tarvitsen kotistudion rakentamiseen?

Jos päädyt rakentamaan oman kotistudion, mieti ihan ensimmäiseksi, mihin tarkoitukseen studiota käytetään. Teetkö ulkoisia podcasteja tai webinaareja, vai käytätkö studiota lähinnä verkkokokouksiin? Kokoustarkoituksessa ei välttämättä tarvitse panostaa aivan yhtä paljon, kuin jos teet markkinointimateriaaleja asiakkaillesi tai muille sidosryhmille.

• Rauhallinen paikka
• Rauhallinen tausta
• Hyvä valaistus
• Mikrofoni
• Oikea taso kameralle/ tietokoneelle

Katso podcastimme, jossa kerromme LinkedInistä tapahtumajärjestäjän apuna